Grantobiorca będący organizacja pozarządową (fundacją bądź stowarzyszeniem), w przypadku dokonywania płatności GOTÓWKĄ za udział w zajęciach edukacyjnych czy transport na te zajęcia, powinien prowadzić tzw. kasę gotówkową.
Oznacza to, że wszystkie transakcje gotówkowe, w których Kupującym jest grantobiorca (widnieje jako kupujący na fakturze/rachunku) powinny zostać uwzględnione w tzw. raporcie kasowym, w przypadku zaś, gdy w gotówce do organizacji wpływają środki, powinno zostać wydane tzw. polecenie wpłaty (Kasa przyjęła-KP), jeśli zaś grantobiorca płaci za coś, powinno zostać wystawione polecenie wypłaty (Kasa wydała-KW).
Konsekwencja prowadzenia kasy gotówkowej jest to, że transakcje gotówkowe powinny zostać także ujęte w sprawozdaniu finansowym organizacji, a przyjęte środki w gotówce do kasy powiększają majątek organizacji, wydane zaś, stanowią jej wydatki.
W jaki sposób prowadzić kasę gotówkową? Polecamy artykuł na portalu dla organizacji pozarządowych.
Przykłady obrotu gotówkowego w organizacji w grancie:
1. Wkład własny zbierany przez nauczyciela od uczniów. Nauczyciel jedzie na zajęcia i płaci w ośrodku gotówką.
W finansach grantobiorcy w zakresie kasy gotówkowej powinno zostać zewidencjonowane, że nauczyciel wpłacił zebrane środki do kasy organizacji (osoba prowadząca kasę gotówkową powinna wydać mu druk KP (kasa przyjęła) oraz powinno zostać to uwzględnione w raporcie kasowym. Zamiast tworzenia osobnego formularza KP, polecamy skorzystać z generatora blankietu wpłaty w panelu nauczyciela. Na blankiecie grantobiorca może wisac, że przyjęto w gotówce w kasie. W kasie gotówkowej należy również zewidencjonować wypłatę środków, ponieważ nauczyciel zapłaci za zajęcia gotówką. Wówczas osoba prowadząca kasę powinna wystawić KW (kasa wydała) oraz uwzględnić fakt wypłaty w raporcie kasowym.
2. Wkład własny zbierany przez nauczyciela. Za zajęcia/transport płaci grantobiorca przelewem.
Tutaj mamy dwie możliwości:
Nauczyciel generuje w monitoringu polecenie wpłaty i wpłaca wkład własny przelewem na konto grantobiorcy lub zanosi środki do grabtobiorcy celem wpłaceni ich w kasie. Blankiet polecenia przelewu może być dokumentem potwierdzającym wpłatę do kasy (czyli KP-kasa przyjęła). W raporcie kasowym należy uwzględnić wpłatę tej gotówki, a osoba prowadząca kasę powinna wpłacić środki na konto organizacji po to, aby możliwa była załata za rachunek/fakturę za zajęcia przelewem.
3. Wkład własny oraz pieniądze z grantu są już na koncie grantobiorcy, ale nauczyciel będzie płaciła za transport/zajęcia gotówką.
W takim przypadku grantobiorca musi wypłacić nauczycielowi gotówkę, a więc po pierwsze musi wypłacić środki z konta bankowego i wpłacić je do kasy. Należy więc wygenerować polecenie wpłaty gotówkowej (KP- kasa przyjęła), a następnie środki wypłacić nauczycielowi potwierdzając ten fakt poleceniem wypłaty gotówkowej (KW-kasa wydała). Oba zdarzenia muszą zostać ujęte w raporcie kasowym.
Poprawność ewidencjonowania płatności gotówkowych może zostać zweryfikowana na etapie kontroli przez LGD, Urząd Marszałkowski bądź inne instytucje związane z nadzorowaniem wydatowania przyznanych środków.
