Zdarza się, że niektóre ośrodki edukacji wymagają od zamawiającego zajęcia wcześniejszej rezerwacji terminu poprzez uiszczenie zaliczki na podstawie wystawionej faktury pro-forma. Faktury pro-forma nie są dokumentami księgowymi i nie należy ich wpisywać w wykazie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie kosztów, ale dokument ten, wraz z potwierdzeniem zapłaty (jeśli płacono gotówką powinna na nim być adnotacja, że opłacono gotówką, jeśli przelewem lub kartą płatniczą- należy w teczce z dokumentami umieścić również wydruk z konta grantobiorcy potwierdzający zapłatę), musi zostać załączony w monitoringu i powinien zostać umieszczony w teczce grantu i dostępny do kontroli.

Załączenie w segregatorze sprawy ww. dokumentów jest ważne, ponieważ uzasadnia, dlaczego część zapłaty za wyjazd została zapłacona wcześniej, niż zajęcia się odbyły i wystawiono właściwy dokument księgowy.

Jak zatem należy wprowadzić koszt w monitoringu, przy którym wystąpiła faktura pro-forma?

1. Do monitoringu wprowadzamy nr, datę wystawienia z faktury.

2.Kwotę kosztów wpisujemy całościowo- łącznie, ile zajęcia w ośrodku kosztowały

3. Jako datę zapłaty przyjmujemy datę ostatniego przelewu czy datę przekazania ostatniej części należności.

Skanujemy do jednego pliku fakturę pro-forma i fakturę i oba dokumenty załączamy jako dokument finansowy.

Skanujemy do jednego pliku potwierdzenie zapłaty obu części należności (za fakturę pro- forma i fakturę).